¿Tu negocio se ha visto afectado por
la pandemia del Coronavirus?, si quieres saber cómo reaccionar y poner en
marcha un plan de acción para afrontar esta crisis con el menor impacto económico,
este artículo te ayudará a implementar soluciones de corto plazo para comenzar
con trabajo a distancia y además te daremos recomendaciones desde marketing
para poder afrontar esta crisis.
En este artículo te explico, según
mis años de experiencia, como tu empresa puede reducir el impacto económico que
una cuarentena o restricción del flujo de público pueda generar en tu negocio.
Y, para aquellos negocios/empresas que están en el área de la energía, se
pouede producir una reacción distinta de otros rubros, es decir es posible que
se origine la paradoja de “mayor
movimiento y demanda” de sus productos como por ejemplo; gas, combustibles,
electricidad, agua, energías renovables, etc. Por lo que es de enorme
importancia revisar hoy sus procesos y poner mano a la obra en una crisis de la
que no teníamos referencia, ni como reaccionar a ella. Y, de paso, hacer caso a
las medidas del cuidado extremo de su salud y de quienes trabajan para ud. A saber, estos son los contenidos tratados en
este paper:
TABLA DE
CONTENIDOS
- ü Implementar trabajo a distancia Gen
empresas de servicios
- ü Implementar trabajo a distancia en
empresas productivas
- ü Herramientas para trabajo a distancia
- ü Recomendaciones para trabajo a
distancia
- ü Herramientas de reuniones a distancia
- ü Recomendaciones para reuniones a
distancia
- ü Adaptar el modelo de negocio a la
crisis
- ü Generar modelos de negocios pensando
en crisis
- ü Diversificar las fuentes de ingresos
del negocio.
IMPLEMENTAR TRABAJO A DISTANCIA. Sabemos que no todos los trabajos pueden ser ejecutados a distancia, sin embargo, nos enfocaremos en explicarte cómo implementar el trabajo en un plan de acción rápido enfocado para empresas de servicios, sin embargo más adelante te explicaremos una forma en la que podrías implementar un flujo de trabajo productivo con menor cantidad de personas o dividido en turnos para empresas productivas, todo esto es un plan de emergencias por lo que el enfoque es reducir el impacto, más no evitarlo o que sea igual a 0.
METODOLOGÍA
PARA TRABAJO A DISTANCIA DE IMPLEMENTACIÓN RÁPIDA PARA EMPRESAS DE SERVICIOS
El primer paso es realizar algunas
definiciones, si todos hablamos el mismo idioma es más fácil cumplir nuestras
tareas, primero hay que entender algunas diferencias importantes, existen tres
tipos de canales para el flujo de trabajo a distancia:
Canal de
comunicación:
Es el medio en el cual podemos aclarar dudas, hacer preguntas, conversar,
relacionarnos y básicamente es lo que reemplazará a la conversación con el
compañero del al lado, para esto existen herramientas como Slack, el chat de
Microsoft Teams, WhatsApp y grupos de WhastsApp, Google Hangouts o Skype. Lo
importante es definir un solo canal de comunicación o conversación, el tener
más de uno si es que no tienes experiencia con el trabajo a distancia puede
generar graves problemas, por lo que parte definiendo uno y no te desvíes de
ese canal, al menos hasta dominarlo bien y que todos lo hagan sin problemas.
Canal de
requerimientos:
Es un medio donde centralizarás de forma pública o por equipos las labores a
realizar por las personas, esto puede ser un documento en Excel u Hojas de
cálculo de Google donde todos tengan acceso y puedan ver qué labores hay que
hacer, quién debe hacerlas, cuándo y quiénes están relacionados, existen
herramientas como Microsoft To-Do, Monday.com o ClickUp (que usamos en Avanza+)
para gestionar los requerimientos.
Canal de
operación:
Estas son las aplicaciones oficiales de la empresa que utilizan para hacer sus
operaciones, como por ejemplo SAP, Creative Cloud de Adobe, algún sistema ERP
de la empresa o cualquier software donde los colaboradores deban hacer su
trabajo estando en la oficina o no. No todas las empresas tienen un canal de
operación, sin embargo, es importante definir este concepto.
Ahora que están definidos estos
conceptos y definidas cuáles serán las herramientas para cada canal, el paso
más importante es que todos estén al tanto de cómo funcionan y cómo van a
operar. La forma más fácil de asegurarse que sea así es tener a alguien
encargado de coordinar la puesta en marcha, el líder de implementación será la
persona que responda las dudas de los colaboradores y actúe como un Project
manager de esta implementación de emergencia. En general debería realizar las
siguientes tareas para asegurarse de que la puesta en marcha no sea un caos, o
al menos, que no lo sea tanto.
Definir las prioridades de las tareas para el canal de requerimientos: Recomendamos que sean tres: Urgente; quiere decir que requiere la atención en el ahora de el o los colaboradores. Importante; Quiere decir que está dentro de las funciones del día o con fecha establecida, si no tiene fecha se entiende que debe ser en la medida que el tiempo del día lo permita y el término de las tareas urgentes y con fecha lo permitan y En pausa; Quiere decir que son tareas que por causas internas o externas no debemos tomar en cuenta hasta que cambien de prioridad, salvo que exista tiempo libre. Definir responsables o equipos: Es importante optimizar el tiempo, por lo que todos deben estar 100% claros de los roles que tiene cada persona o quien es el líder de cada equipo. La recomendación es que quien aparezca como responsable sea a quien se le hagan las preguntas en el canal de comunicación, si es un equipo que sea al líder de equipo, esto lo mencionamos ya que la comunicación a distancia hace que todos se vean accesibles, pero respetar a los líderes de equipo o responsables de la tarea hará que el flujo de comunicación sea más efectivo, evita hacer lo contrario. Si alguien es responsable de la tarea comunícate con él, aunque sepas que otra persona lo ayuda en la tarea, así se puedes evitar dualidad de mandos o problemas de comunicación y feedback. |
Definir quién modifica los estados de las tareas, responsables y quién agrega tareas: Mientras esto se implemente debe existir una sola persona que cambie los estados de las tareas, las agregue o las modifique. Esta responsabilidad, si nunca has implementado trabajo a distancia, puede determinar el éxito y que todo funcione como una coreografía o el fracaso y que tengas a todo el mundo quejándose como si la empresa no funcionara. La persona a cargo de la implementación del canal de requerimientos debe ser el único que inicialmente gestione ese canal hasta que todo funcione de manera correcta, esto será en el momento en que el flujo de trabajo sea muy similar a cuando se trabaja en forma presencial.
Definir un
canal de comunicación general, por equipos y proyectos: El líder de implementación del canal
de requerimientos debe dirigir también los canales de comunicación creando un
grupo general, donde esté toda la organización, e informará por ese medio sobre
modificaciones a tareas, información general e indicará errores y como
evitarlos durante la implementación.
Esto debe ser sin mencionar nombres, y con el fin de ilustrar como evitar estos: Por ejemplo “Amigos, les recuerdo que las tareas y sus estados solo los podré modificar yo, para que así ustedes se enfoquen en su trabajo y no tengamos problemas de comunicación”, lo anterior en la situación de que alguien haya modificado el canal de requerimientos. Además, debe generar grupos de comunicación por equipos, por ejemplo, un grupo para el proyecto “x” o un grupo para el equipo de “Soporte de clientes residenciales”.
Si serán grupos por equipos o proyecto dependerá de la organización, lo mejor es tratar de tener la menor cantidad de grupos posibles para evitar generar una tarea más en el equipo y que esta sea entender en que chat deben decir cada cosa, lo recomendado es un chat general, un chat por equipos de trabajo y evitar otros adicionales.
Una vez
realizadas estas labores están listos para la puesta en marcha, aunque, la
realidad es que este proceso debe ser a la par con la implementación ya que
como sabemos debemos tomar acción y no alargar en exceso la implementación de
esto, cada día retrasado por buscar la perfección es tiempo perdido de práctica
que es lo que construye el camino a lo que puede ser la perfección.
TRES
HERRAMIENTAS PARA COORDINAR EL TRABAJO A DISTANCIA
Hemos elegido tres herramientas que
por su facilidad de uso no tendrás grandes problemas en sumar a tu equipo de
trabajo en su implementación.
TRELLO. Trello es una aplicación que utiliza
la metodología Kanban para organizar tareas, puedes crear diferentes estados
como, por ejemplo: En proceso, en pausa, terminado, sin iniciar y arrastrar
diferentes tareas que pueden incluir imágenes enlaces, comentarios y más.
Visitar www.trello.com
TODOIST. Es una aplicación de tareas similar a
Wunderlist (ahora Microsoft To-Do) que permite generar listas muy simples que
puedes compartir con indicaciones, archivos adjuntos y comentarios, es la
opción perfecta si tu equipo nunca ha usado aplicaciones de tareas.
Visitar www.todoist.com/es
MONDAY.COM. Es una suite completa de
productividad, con listas de tareas en formato Kanban, hoja de cálculo e
integra muchas otras herramientas para hacer un flujo de trabajo personalizado
y tan avanzado como tu equipo quiera. Es recomendando si ya tienes experiencia
con herramientas de este tipo y quieres personalizar mucho más la forma en la
que gestionarán las tareas o requerimientos.
Visitar www.monday.com
***RECOMENDACIONES
GENERALES DE LAS HERRAMIENTAS
*Inicia con la
herramienta más simple: Es enserio. Algunas de estas herramientas son muy flexibles y
eso puede hacer que se vean muy atractivas, pero no pierdas de vista el
objetivo, la idea es que el trabajo a distancia sea tan bien implementado que
parezca que están todos en la oficina, aunque no sea así, por lo que olvídate
de usar herramientas complejas que nunca has usado, prueba nuestra hoja de
cálculo o usa las herramientas más simples, una vez que domines algo simple
puedes pasar a herramientas más completas.
**Utiliza la gamificación: Si alguien completa una tarea dale 5 puntos, si la completa antes de la fecha límite dale 7 puntos, establece niveles y ofrece incentivos por superarlos, para los colaboradores o equipos completos, a todos nos gusta jugar y si bien estamos en una crisis, el juego es una forma de hacer más tolerable esta nueva forma de trabajar y además puede mejorar la productividad en tu empresa.
***Usa la
prueba gratuita: No te aventures a comprar licencias si aún no has probado una
herramienta, úsala y asegúrate que se adapta a ti, si no prueba con otras, pero
aprovecha los periodos de prueba, ya que en lo posible debes evitar aumentar
costos en el corto plazo y uno de esos puede ser haber pagado licencias por
algo que no se adaptó bien a tu equipo.
TRES
HERRAMIENTAS PARA REUNIONES, ASESORÍAS O CONSULTAS
Para profesionales o empresas que
realizan reuniones periódicamente reemplazar una reunión física por una virtual
es muy sencillo, sabemos que quizá no es lo mismo, ver las expresiones, gestos
y otros aspectos de la comunicación persona a persona es irremplazable, pero
estamos buscando implementar rápidamente la solución para evitar reuniones
presenciales, por lo que en el siguiente listado te dejamos tres herramientas
que puedes usar para reemplazar reuniones o consultas físicas por virtuales
GOOGLE
HANGOUTS. El chat de Google aunque simple es
perfecto para la mayoría de situaciones, solamente ingresa a: http://g.co/present/ ingresa el correo de la
otra persona o genera un enlace, envíalo a tu cliente y podrás realizar una
reunión por voz y vídeo sin problema, incluso podrás compartir tu pantalla para
mostrar lo que haces o pedir a tu cliente que muestre la suya y prestar
asistencia.
Ir a Google Hangouts https://meet.google.com/?present=1&hs=138
TEAMVIEWER. Es una aplicación fácil de usar para
que puedas conectarte remotamente al equipo de otra persona y prestar
asistencia remota, incluso tiene voz y vídeo por lo que perfectamente puede
usarse también para videoconferencias, tiene una versión gratuita y de pago de
acuerdo con lo que requieras, pero la versión gratuita funciona bien en la
mayoría de los casos.
Ir a Teamviewer https://www.teamviewer.com/es-mx/
GETRESPONSE. Si lo que buscas en realizar una
charla para captar clientes o un taller gratuito para un funnel de ventas
GetResponse es perfecto para ti, permite que puedas realizar un webinar, captar
los datos de los asistentes y luego poder usar su plataforma para realizar
email marketing y automatización.
Ir a GetResponse https://www.getresponse.es/?a=YCqKDWjGkm
RECOMENDACIONES GENERALES DE APLICACIONES DE WEBINAR O VÍDEO LLAMADA
Evita reuniones
innecesarias:
Si bien es mucho más rápido hacer una video llamada que ir presencialmente a
otro lugar, estás implementando probablemente muchas otras cosas en tu empresa
por lo que el tiempo es mucho más limitado. Evita una reunión que puede ser
reemplazada por un correo o incluso un audio de WhatsApp
Si tienes mala
conexión usa solamente voz: Es mejor escuchar una voz clara que ver un vídeo pixelado, si
no tienes una buena conexión descarta la opción de ver o mostrarte a tu
contraparte, es mejor que uses el chat de voz para evitar interferencias.
Organiza tu
agenda como si fuera una reunión presencial: Un error común al traspasar las
reuniones presenciales por virtuales es olvidar que estas utilizan mucho
tiempo, por lo que recuerda organizar tu agenda para que no se agote tu tiempo,
toma unos 15 minutos antes de la reunión y comprueba tu audio, cámara y pauta
de la reunión para ser más efectivo.
SUPER PLANTILLA DE IMPLEMENTACIÓN: Hoja de calculo de tareas de
implementación de trabajo en equipo a distancia.
Si
quieres coordinar el trabajo en equipo de forma rápida compartimos contigo
una plantilla de hoja de cálculo de Google con un modelo básico que puedes
utilizar y adaptar para el canal de requerimientos.
Acceder
al documento; https://docs.google.com/spreadsheets/d/18WeGeghSxf9Q8MnK3KWDaH9FABy0F2A9qzHcPatP6Tg/edit#gid=0
|
TRES RECOMENDACIONES PARA EL TRABAJO A DISTANCIA
Antes de pasar a la metodología de
puesta en marcha para empresas productivas me gustaría entregarte tres
recomendaciones de los años que llevamos trabajando de forma remota y que
creemos te podrán ayudar a disfrutar esta forma de trabajar que incluso es más
productiva que ir a una oficina.
Mentalízate en qué estás trabajando:
Recomendamos vestirte, arreglarte y preparar tu espacio tal como si fueras a la
oficina, te ayudará a mentalizarte a cumplir tus tareas, el trabajo en casa
además puede ser muy satisfactorio, ya que puedes tomar descansos en los
lugares de tu casa que más te gusten y así ser más productivo.
Sigue siempre tu canal de requerimientos: A veces olvidar el revisar el canal de requerimientos o tareas puede generarte un gran susto, en especial si olvidas tareas urgentes, por lo que ten siempre abierto y visible las tareas que debes hacer para que nada te tome por sorpresa.
Facilita el llevarse equipos de tu
oficina a la casa de tus colaboradores: Esto es esencial, si en tu oficina
tienen equipos de muy buena calidad, pero el colaborador tiene un equipo
personal de calidad inferior su trabajo será más lento, evita estos problemas y
permite que se lleven los equipos.
Establece responsabilidades si algo
llega a pasar, pero en general esto esta demás, ya que solamente estos equipos
deben ser para trabajo, así el colaborador no está todo el día conectado al
trabajo, por lo que estará más motivado en su hogar al saber que si bien
trabaja allí cuenta con un equipo especial para eso y no usa su equipo
personal.
METODOLOGÍA
PARA TRABAJO RÁPIDO EN EMPRESAS PRODUCTIVAS
Si tu empresa requiere que las
personas estén presencialmente para el cumplimiento de sus labores, te ofrezco
la siguiente metodología de implementación, esto no busca igualar el trabajo
productivo que puedas tener normalmente sino busca hacer más eficiente el
trabajo y generar varios turnos al día que permitan reducir el impacto de
turnos con cantidad de personas limitados o cambiar los horarios para que tus
colabores eviten congestiones de transporte público.
El primer paso es ver tu proceso productivo dividido en muchas secciones, más de las normales y que dividas el trabajo en tareas que puedan ser ejecutadas mediante relevos como aparece en la siguiente imagen:
Define un encargado de implementación
para este proceso nuevo de emergencia, él estará encargado de definir turnos,
labores y asegurarse de agregar turnos o personas para cumplir el proceso. Como
dijimos antes, esto es un proceso general, por lo que debes adaptarlo lo más
posible a la realidad de tu empresa, el encargado de implementación debe
generar además dos canales similares a los de la metodología para servicios,
estos serán:
Canal de
comunicación:
Recomendamos utilizar Whatsapp por su universalidad y portabilidad, sin
embargo, puede ser cualquier plataforma de chat como Messenger o Microsoft
Teams, lo importante es que el líder de implementación pueda generar grupos, ya
que estos serán importantes para la comunicación fluida.
Canal de flujo
de trabajo:
Esto no es más que definir una lista de tareas diaria para cada persona en el
proceso, lo que haremos es ver el proceso como una carrera de relevos donde el
testimonio debe ser entregado en el momento exacto para que la carrera culmine
con éxito, por lo que si un proceso antes de la crisis seguía un orden
especifico quizá para cumplir el efecto relevo tenga que ser reordenado, para
esto recomendamos realizar una lista de pasos del proceso con las acciones
específicas, el responsable, el supervisor del turno y la descripción de la
tarea.
Una vez definidos estos conceptos
podemos proceder a la implementación, en esta etapa el líder de implementación
deberá definir el listado en el canal de flujo de trabajo y pensar en turnos de
6 o menos horas donde las personas tengan que cumplir una labor muy específica
y al cumplirla deberán retirarse.
La idea es optimizar el trabajo al
máximo para poder producir lo que es necesario, pero evitando el estar tiempos
en exceso, el tiempo debe ser definido de acuerdo con la experiencia y a las
obligaciones legales que establezca cada país en esta situación, por lo que
debes poner atención de no poner en riesgo a los colaboradores, pero también de
asegurarte que el líder de implementación no sobre exija al personal.
SUPER
PLANTILLA DE IMPLEMENTACIÓN: PROCESO DE RELEVOS
Accede gratis a la plantilla Excel
donde puedes dividir tu proceso en diferentes etapas, asignar responsables de
la tarea, establecer el tiempo y poner objetivo:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1gyvAXaS2H1Rz6WnpPl0t48RBqdXx38hTg9OT9iG1GkY/edit?usp=sharing
ADAPTAR
TEMPORAL O PERMANENTEMENTE EL NEGOCIO ANTE UNA CRISIS
Ya sea una crisis de salud pública
como la pandemia del CODIV-19, una crisis social como el estallido social en
Chile o un desastre natural, ninguna empresa puede poner todas sus fichas en
una sola fuente de ingresos o una forma única de realizar sus operaciones.
Las nuevas organizaciones en un mundo cada vez más inestable deben adaptarse a la inestabilidad, donde estar fuera de la zona de confort es la nueva zona de confort.
En esta sección entregamos
recomendaciones puntuales por segmento para adaptar el modelo de negocio
pensando en futuras crisis y cómo poder anticiparse y reducir las consecuencias
negativas para tu negocio.
EMPRESAS QUE
VENDEN PRODUCTOS
Evitar depender de que el punto de
venta esté abierto para generar ventas. Abre un canal de venta digital como una
tienda online, genera un catálogo en formato PDF que puedes crear en un
documento Word o PowerPoint con los productos que vendes y sus precios e
incentiva la compra previa reserva o con despacho a domicilio.
Evita almacenar todo tu stock en el
local físico, ya sea por riesgo de saqueos o falta de seguridad pública.
Asegura una parte de tu stock en tu hogar o algún lugar que no pueda ser
afectado por ataques de personas o siniestros naturales, es mejor quedar con un
30% de tu stock en tu casa que puedes rematar que quedar con nada.
Genera ofertas para productos de baja
rotación, una vez al mes puedes realizar una liquidación de productos de baja
rotación o puedes crear packs de productos que cubran el costo con un margen
mínimo para deshacerte de ellos lo antes posible.
Si estos aun así no se venden puedes
regalarlos a una organización que pueda dar uso de ellos y utilizar la acción
como muestra responsabilidad social empresarial. Ten especial cuidado de que
esto sea una acción desinteresada y no una acción que solo busque mejorar tu
imagen de forma oportunista.
Ofrece a tus clientes suscripciones
mensuales de productos de consumo frecuente: Arma packs de productos que tus
clientes siempre compren en periodos de tiempo determinados, por ejemplo,
semanal, mensual o semestralmente y véndelos por suscripción con entrega a
domicilio, es importante que la forma de pago te asegure contar con el dinero
incluso antes de entregar los productos, para esto puedes establecer pago con
tarjeta de crédito, cheques u otros que permitan que tengas ingresos
predecibles.
RESTAURANTES
Potencia la entrega a domicilio, o
implementa entrega domicilio si es que no tienes: Si el local no puede atender
público, es mejor que llegues a sus casas a que no vendas y tengas las cortinas
cerradas. Puedes acceder a aplicaciones como Pedidos Ya o Uber Eats, sin
embargo, el potenciar un servicio de reparto propio permitirá que ahorres la
comisión que estas aplicaciones tienen, pero ten en consideración que mientras
más canales de venta tengas es mucho mejor.
Ofrece suscripciones para almuerzos, cena o desayuno: Establece una tarifa semanal o mensual para que las personas reciban sus hogares una comida o más por día, que paguen de forma anticipada, esto te permitirá tener ingresos predecibles, además podrás controlar tus costos y aumentar la utilidad al reducir tus mermas si planificas bien la demanda.
Construye una web para realizar
pedidos online: Si tus clientes compran por aplicaciones como Uber Eats o
Pedidos Ya, construye tu sitio web con compra en línea, ofrece un cupón de 10%
o envío gratis en tu web y podrás ahorrarte la comisión. Asegúrate de enviar el
cupón en la boleta o en un lugar visible para que la persona descubra que
también pueden pedir por la web, puedes generar convenios con los repartidores
para poder tener un menor tiempo de entrega y negociar propinas mejores que las
de las aplicaciones.
Utiliza la gamificación para
delivery: Entrega un volante impreso con un juego especial donde deben pedir
una serie de ítems del menú, por ejemplo 10 elementos y si lo completan
obtienen una bebida gratis o un 2x1. Incentiva a que las personas pidan el
delivery más de una vez con juegos que tengan como incentivo regalos especiales
si realizan ciertas acciones como compras frecuentes o comprar varios ítems del
menú.
PROFESIONALES
DE LA SALUD, CLÍNICAS O CENTROS DE SALUD PRIVADOS
Cambiar el modelo de atención en la
consulta por uno a domicilio, esto puede implicar cambiar el precio de las
consultas con la finalidad de poder incluir el costo de transporte.
Aumentar los bloques horarios para
evitar la espera de pacientes reunidos en la consulta, esto implica realizar
las atenciones de manera puntual y además entregar un rango de tiempo en el que
se puede evitar la interacción entre pacientes.
Esto siempre que la normativa de
salud lo permita. Realizar consultas a
distancia, siempre que estas no requieran un examen físico o se pueda
prescindir de este, las consultas a distancia suelen ser una gran forma de
poder resolver la mayoría de las consultas de pacientes, para muchos
profesionales esto implica perder una parte importante de la relación
profesional/paciente, sin embargo, en muchos casos debido a la baja complejidad
que puede tener algunos pacientes es perfectamente posible. Se pueden realizar
incentivos a este tipo de atenciones como descuentos o en caso de que se
requiera finalmente una consulta presencial el costo de la consulta virtual
puede contar como parte de pago de la consulta presencial.
CONSULTORES Y
PROFESIONALES DE SERVICIOS
Cambiar las consultorías presenciales
por consultorías virtuales es una buena forma de poder reducir los costos tuyos
en transporte y los de los clientes pudiendo aumentar la utilidad de la
consultoría, podrías incluso tomar muchas consultorías seguidas ya que el
tiempo de transporte no existe, solamente es lo que pasas de una video llamada
a otra
Realizar sesiones maestras o talleres online de pago para reemplazar conferencias y charlas.
Vender plantillas digitales de
documentos de trabajo y otros productos digitales como libros para diversificar
las fuentes de ingreso.
Realizar podcast con contenido
exclusivo mediante suscripción mensual, te permitirá agregar una nueva fuente
de ingresos y además puedes ahorrar tiempo y poder vender capítulos separados o
una suscripción en lugar de realizar una consultoría.
Hacer clases online a otros
profesionales de la misma área o de otras áreas para perfeccionar sus
conocimientos, puedes realizarlas vía telefónica o por conferencia, realizar el
clásico cobro por hora e incluso puedes grabar las clases y venderlas como
cursos digitales a tus clientes o realizar un funnel evergreen para tener un
flujo constante de nuevos estudiantes.
PLANIFICAR EL
FUTURO EN CASO DE EMERGENCIAS O PROBLEMAS
Cada vez que una crisis afecta a una
organización los esfuerzos se centran en resolver la crisis y reducir las
consecuencias a largo plazo, sin embargo, aunque parezca hasta contradictorio,
muchas empresas no tienen elaborados planes de contingencia para futuras
crisis, como desastres naturales, accidentes, pandemias o cualquier
acontecimiento fuera de lo normal, esto es especialmente preocupante en
empresas de países donde desastres naturales son frecuentes como es el caso de
Chile.
Por lo tanto, estar siempre
preparados es clave para poder evitar problemas a largo plazo y reducir el
impacto económico que puede implicar una nueva crisis.
A continuación, te dejo un listado de
situaciones para las que tu empresa, sea muy pequeña o grande, debe contar con
un plan de acción, con pasos y procedimientos a seguir.
ü Incendio
ü Terremoto y destrucción del punto de
venta
ü Enfermedades que requieran cuarentena
ü Inundaciones
ü Detención del transito que impida que
las personas lleguen a las instalaciones de la empresa
ü Apagón de energía local, nacional o
global
ü Crisis económica
Si bien muchas de estas situaciones
parecen alarmistas, como quizá has podido comprobar, una catástrofe o crisis
puede surgir en cualquier momento e históricamente nuestro planeta se enfrenta
a ellas. Si quieres estar un paso más adelante que tu competencia es hora de
que comiences a construir planes de contingencia, los cuales deben tener una
estructura básica como la que te comentamos a continuación:
ü Número o código del procedimiento
ü Objetivos bien definidos
ü Responsables de implementación,
supervisión y ejecución
ü Listados de tareas iniciales al
momento de la crisis
ü Paso a paso de cómo abordar la
crisis, con ejemplos y las funciones de cada persona en el paso a paso.
ü Planes alternativos por si el plan
original falla
ü Ejemplos, bibliografía y material
complementario.
ADAPTAR EL
MODELO DE NEGOCIO: CRISIS Y EMERGENCIAS
Como ya hemos visto, es importante
contar con planes de contingencia en caso de crisis, pero el modelo de tu
negocio ¿considera algún plan alternativo si las cosas no funcionan dentro de
lo normal?
Es importante abordar la posibilidad
de crisis de cualquier tipo en el modelo de negocios, para esto compartimos una
serie de preguntas que puedes aplicar para los aspectos más básicos del modelo
de negocio Canvas.
SOCIOS CLAVE. ¿Qué sucede si mis socios claves
quiebran? ¿Puedo reemplazarlos rápidamente?, ¿Se acaba el negocio si mis socios
clave cierran sus operaciones?
¿Puedo contactar con nuevos socios
claves si mis socios actuales cierran operaciones? ¿Ellos están dispuestos a
poder colaborar conmigo?
¿Mi negocio depende unos cuantos
socios claves?
ACTIVIDADES CLAVE. ¿Puedo reemplazar mis actividades
clave en caso de alguna crisis? ¿Tengo claro el paso a paso?
¿Mis actividades claves tienen
procedimientos cuando existen crisis? ¿Pueden sobrevivir a una crisis?
RECURSOS CLAVE. ¿Existe una alternativa de menos
calidad o menor costo que reemplace a mis recursos claves?
¿Tengo acceso rápido a nuevos
recursos claves? ¿En cuánto tiempo? ¿cuánto cuesta? ¿Si cambio los recursos
clave podrá sobrevivir mi negocio?
PROPUESTA DE
VALOR
¿Mi propuesta de valor genera valor
en una crisis?
¿Cómo generar valor en tiempos de
crisis?
¿De que forma mi empresa podría
generar valor si alguna de mi audiencia sufre una crisis?
RELACIÓN CON LOS CLIENTES
¿Qué haré si mis clientes masivamente
no compran más?
¿Tengo protección legal en caso de
crisis con mis clientes?
¿Puedo comunicarme con mis clientes
en caso de una crisis?
¿Puedo ofrecer mis servicios de
manera normal en caso de una crisis? ¿Por cuánto tiempo?
SEGMENTOS DE
CLIENTES
¿Si mi segmento de clientes
desaparece de un día para otro puedo acceder a otro segmento? ¿Qué tan rápido?
¿Podré ganar dinero cambiando de segmento en una emergencia?
¿Mi segmento de clientes puede pagar
mi servicio o producto en una crisis?
¿Mi segmento de clientes esta
interesado en un producto o servicio de menor calidad o precio más económico en
caso de que el principal no pueda existir?
CANALES DE
DISTRIBUCIÓN
¿Puede operar mi negocio en una
crisis? ¿Cómo lo hará?
¿Qué canales de distribución de emergencia
tengo disponibles? ¿Cuánto tardo en activarlos? ¿Cuánto cuestan?
¿Puede mi negocio operar en
condiciones de emergencia? ¿Por cuánto tiempo?
ESTRUCTURA DE
COSTOS
¿Mi estructura de costos puede
soportar una crisis?
¿Cuál es mi costo mínimo para operar
en una crisis? ¿Puedo financiarlo?
¿Qué haré si mis costos sufren un
alza considerable de un momento a otro? ¿Puedo bajarlos sin perjudicar mis
operaciones?
FUENTES DE
INGRESOS
¿Si sucede una crisis el negocio se
acaba?
¿Tengo varias fuentes de ingresos que
permitan cubrir los costos en caso de crisis?
¿Cómo va a operar el ahorro en mi
empresa?
¿Puedo generar constantemente nuevas
fuentes de ingresos en caso de que más de una se termine de forma abrupta?
AUMENTAR Y
DIVERSIFICAR FUENTES DE INGRESOS
Una de las partes claves del modelo
de negocio es cómo tu negocio genera dinero. Estoy seguro de que en condiciones
normales tienes muy claro cómo es esto, pero en una situación de crisis ¿Es
sostenible tu negocio?
Si la respuesta es un no sé o un
rotundo no, es importante que en este mismo momento comiences a pensar en
generar nuevas fuentes de ingresos, no solo porque pueden suceder nuevas crisis
sino porque es parte normal de la evolución del ciclo de vida de un producto
que lo que comenzó siendo impactante luego paso al olvido y por este mismo
motivo es de vital importancia poder contar con diferentes fuentes de ingresos
que quizá no sean las más importantes pero te entreguen estabilidad en el largo
plazo.
A continuación, te dejo un listado de
posibles fuentes de ingresos que pueden funcionar bien para muchos tipos de
negocios, siempre y cuando se adapten al contexto de cada negocio y de cada
audiencia.
Venta de productos digitales e
informativos: Guías,
cuadernos de trabajo, apuntes, plantillas, clases, talleres o capacitaciones
en formatos digitales son una fuente de ingresos que puede ser constante y
muy importante para cualquier tipo de negocio.
Capacitaciones a otros negocios de
tu área: Lo que tú
sabes puede que la competencia directa o indirecta no ¿has pensado que eso
puede ser una fuente de ingresos? Vender tu conocimiento a la competencia no
solo te posiciona como referente, sino que además es una posibilidad de tener
ingresos constantes, tener más redes de contactos y además poder capacitarte,
ya que para enseñar también tienes que aprender. |
Monetarizar contenidos: En un mundo donde hasta quizá tus
hijos o sobrinos tienen un canal de YouTube generar contenido relacionado a
tu área de negocios y poder monetarizarlo con publicidad o colaboraciones es
una forma en la que puedes ir generando nuevos ingresos. Graba un vídeo, no
es necesario que sea en la mejor calidad de imagen, lo importante es la
calidad del contenido que entregues más que el cómo se vea, compártelo en
YouTube, difúndelo y comienza a construir una comunidad. Colabora con marcas
para que ellos ofrezcan sus productos o servicios a personas como tú o tus
clientes, ¿No sería genial que si hablas de una herramienta para tu sector te
pagaran por ello? Si tienes una buena cantidad de seguidores y
visualizaciones puedes hacerlo. Consultoría: El conocimiento será siempre un
gran negocio y si a ese conocimiento se suma la experiencia en un área
determinada estas en el punto perfecto para poder generar ingresos con
aquello que sabes y que además tienes la experiencia en haberlo realizado, la
consultoría se puede realizar en cobro por horas, por servicio ejecutado o
por supervisión, existen muchos modelos que puedes utilizar.
|
Con o sin crisis, debemos pensar en todas las posibilidades. No es algo bonito de decir, pero en estos momentos en el que escribí este artículo parece cobrar más sentido que nunca, pero la verdad es que siempre ha tenido sentido pensar en los escenarios malos o no óptimos.
La idea no es ser una persona
negativa y pensar en que el mundo se acabará y vivir cada día esperando la
catástrofe, sino que mi intención es ayudarte a que puedas tener un negocio a
largo plazo independiente de lo que pueda acontecer y buscando siempre reducir
el impacto económico de cualquier tipo de crisis.
Este material lo he preparado con
mucho cariño y admiración para aquellas Ex-alumnas que se han atrevido a
Emprender su propio negocio. Est,e donde esten, mi admiración para ellas y mi
deseo de mucho éxito, en la seguridad que podrán, una vez más, sortear las
dificultades presentes y futuras.
Y tú ¿Cómo enfrentaras las semanas y
meses que vienen? ¿Te gustaría que desarrolláramos un tema más en detalle?, ¿te
sirvió este artículo? ¿No he tomado en cuenta Tú negocio y/o empresa? Tenemos
productos en formato de PDF hechos a tu medida y modelo de negocios; Modelo
CANVAS personalizado; Plan de Marketing; Modelo de uso eficiente de la
Finanzas; Modelo de Sistema Administrativo Personalizado, etc. Escríbeme,
contactame y conversemos:
panbarasesores@gmail.com +56992165825
Saludos cordiales:
CEO Panbar Asesores Chile